Бесплатный шаблон
Шаблон учёта аренды автомобилей в Excel
Одна таблица вместо блокнота, переписки и трёх файлов на разных компьютерах. Четыре листа — автопарк, клиенты, аренды и платежи — с примерами заполнения и без формул, которые ломаются при копировании.
Что внутри
Четыре листа
Автопарк
переносится в системуМашины: цена за сутки, залог, пробег и сроки, о которых нужно вспомнить заранее.
Колонки: Марка, Модель, Год, Госномер, VIN, Класс, Цена/сутки, Залог, Статус, Пробег, Страховка до, Техосмотр до, Комментарий
Клиенты
переносится в системуАрендаторы — физлица и компании, с реквизитами и правами.
Колонки: ФИО, Тип, Телефон, Email, Паспорт, УНП, Контактное лицо, Права, Права до, Чёрный список, Комментарий
Аренды
переносится в системуКто какую машину и на какой срок взял. Стоимость здесь — за весь период, не за сутки.
Колонки: Госномер, Клиент, Дата выдачи, Дата возврата, Стоимость аренды, Предоплата, Залог, Статус, Комментарий
Платежи
только для таблицыДвижение денег по арендам. Возврат залога пишется отрицательной суммой.
Колонки: Дата, Госномер, Клиент, Назначение, Сумма, Способ, Комментарий
Как заполнять
Четыре правила, которые экономят время потом
- 1Суммы — в обычных единицах: 90, а не 9000. Одна валюта на весь файл.
- 2Даты — в формате ГГГГ-ММ-ДД (2026-08-01). Так их одинаково прочитает и Excel, и любая программа, куда вы их потом перенесёте.
- 3«Стоимость аренды» на листе «Аренды» — сумма за весь период. Цена за сутки живёт на листе «Автопарк», и это разные числа.
- 4Формул в файле нет намеренно: добавленная в первые три листа СУММА ломает последующий перенос данных в систему учёта.
Честно о пределах
Чего таблица не сделает
Файл не сопротивляется ошибке — в этом разница между таблицей и системой учёта, а не в количестве колонок. На двух-трёх машинах это не важно. Дальше — важно.
Не предупредит о двойной брони
Таблица не знает, что машина занята — занятость держится в голове того, кто её заполняет. Это самая дорогая ошибка в прокате: извинения перед клиентом и обычно возврат денег.
Как это устроено в системеНе напомнит о сроках
Страховка, техосмотр и регламентное ТО — это даты, о которых нужно вспомнить заранее. В файле они просто лежат в колонке и ничего не делают.
Как это устроено в системеНе покажет долг по клиенту
Кто сколько должен — это ручной подсчёт по листу платежей. Через несколько месяцев вопрос «сколько нам должны всего» перестаёт иметь быстрый ответ.
Как это устроено в системеНе разграничит доступ
В файле нет прав: либо человек видит всё, включая паспортные данные клиентов и деньги, либо не видит ничего. Для персональных данных это отдельный риск, а не только неудобство.
Как это устроено в системеПодробный разбор того, в какой момент таблицы перестают справляться и что ломается первым — в отдельной статье.
Переносить руками не придётся
Заголовки колонок в шаблоне — те же, которые ждёт загрузчик ArendaOS. Год работы в этом файле переносится загрузкой, а не перенабором: сохраните нужный лист отдельным файлом и загрузите в порядке «Автопарк → Клиенты → Аренды». Аренды ищут машину по госномеру, а клиента по ФИО, поэтому первые два листа должны попасть в систему раньше. Строки с ошибками показываются списком и не мешают загрузиться остальным.
Импорт из xlsx входит в тарифы Pro и Business.
Вопросы
Частые вопросы о шаблоне
Нужно ли оставлять почту, чтобы скачать шаблон?
Нет. Файл скачивается по прямой ссылке без регистрации и без формы. Мы не собираем адрес за скачивание таблицы.
В чём открывать файл, если у меня нет Excel?
Формат .xlsx открывают бесплатные LibreOffice Calc и Google Таблицы, а также «Р7-Офис» и «МойОфис». Форматирование в файле простое, поэтому оно переживает открытие в любой из них.
Можно ли добавлять свои колонки?
Да, и на перенос данных в ArendaOS это не влияет: загрузчик берёт только те колонки, которые знает, а остальные молча пропускает. Не переименовывайте существующие заголовки — именно по ним данные и находятся.
Подойдёт ли шаблон, если я сдаю машины под такси?
Да, с одной оговоркой. Структура листов подходит и для аренды под такси, но такой парк обычно берёт оплату понедельно, и в таблице каждый платёж придётся заводить руками — на 20 машинах это около 87 строк в месяц. Это первое, из-за чего файл в этом сегменте перестают вести.
Посмотрите на своём парке
Оставьте заявку — покажем систему на примере вашего автопарка и поможем перенести данные из таблицы.