Обслуживание
ТО, ремонты и страховки: ничего не проходит мимо срока
Интервал ТО задаётся по пробегу и по календарю отдельно, и система напоминает о том, что наступит раньше. Полисы и техосмотр отслеживаются по дате окончания, ремонты — по стоимости и простою. Расходы попадают в прибыль по машине.
В ремонте · Nissan Qashqai
СТО «Комфорт» · простой 3 дня · стоимость уточняется
Знакомо?
Страховка закончилась вчера, а машина уехала в аренду сегодня.
ТО «где-то через пару тысяч километров» — а сколько именно, никто не помнит.
Сколько эта машина съела на ремонтах за год — считается вручную по чекам.
Машина стояла в сервисе неделю, но в отчёте это никак не видно.
Интервал по пробегу и по календарю — независимо
- У машины указывается интервал в километрах и в месяцах. Следующее ТО предлагается по тому сроку, который наступит раньше.
- Это нужно, потому что парк неоднородный: машина под такси упирается в пробег задолго до календаря, а редко используемая — наоборот.
- Пробег обновляется при приёмке, поэтому «осталось 600 км до ТО» — это живое число, а не запись месячной давности.
- Напоминание о ТО срабатывает и по дате, и по остатку пробега.
Полисы и техосмотр по дате окончания
- Отдельные виды записей: обязательное страхование, каско, техосмотр и страхование пассажиров — у каждого свой срок, поэтому каско не «перекрывает» техосмотр в напоминаниях.
- Полис с оплатой в два этапа хранит сумму и срок второго платежа: напоминание о нём приходит отдельно, и оплатить его можно из самого уведомления.
- Продление добавляет новый полис, а не правит старый: в напоминаниях остаётся только актуальный, история сохраняется.
- Машина с истёкшей страховкой или техосмотром помечается как непригодная к аренде, и при выдаче об этом говорится прямо.
Ремонты: стоимость, простой и срок
- Стоимость ремонта может быть неизвестна — так и записывается, «уточняется», вместо нуля, который потом врёт в отчёте.
- Срок окончания указывается конкретной датой или помечается как неизвестный. Если дата прошла, ремонт подсвечивается как задерживающийся.
- Простой в днях учитывается по машине и попадает в отчёт по простою вместе с оценкой недополученной выручки по суточному тарифу.
- Запись на ремонт в СТО ставит блокировку в календаре на согласованный слот, а перенос или отмена работ её переносит и снимает.
Ремонт машины, которая сейчас в аренде
- Если машина физически у клиента, система предупреждает об этом и показывает ссылку на аренду — но не закрывает её сама.
- Продолжить можно только явным подтверждением: молчаливой записи ремонта поверх активной аренды не бывает.
- Аренду можно поставить на стоп: время не идёт, машина уходит в ремонт, а простойные дни списываются отдельной строкой перерасчёта.
- Списание простоя не меняет согласованную стоимость аренды — оно уменьшает начисленное отдельной строкой, поэтому дальнейшие продления считаются по прежней суточной цене.
Расходы видны в прибыли по машине
- ТО, ремонты и страховки вычитаются из выручки машины в отчёте по прибыли — вместе с расходами на владение, если машина в лизинге или аренде.
- Платёж по лизингу считается по дням внутри месяца, а не начисляется целым месяцем с первого дня, поэтому прибыль за неполный период не выглядит хуже, чем есть.
- Оплату ремонта можно сразу провести расходом по кассе — предлагается при завершении работ, с уже подставленной суммой и категорией.
- Повторно провести расход по тому же ремонту нельзя: система откажет, а не спишет деньги дважды.
Подрядчики в справочнике
- СТО, мойки и страховые агенты заводятся один раз: название, вид работ, телефон, комментарий.
- В форме ремонта или ТО подрядчик выбирается из справочника и подставляет свои контакты — вручную вписывать телефон каждый раз не нужно.
- Записи хранят название и контакт снимком, поэтому архивация подрядчика не ломает историю прошлых ремонтов.
- Свободное поле осталось: подрядчика, с которым работаете один раз, можно не заводить в справочник.
Вопросы
Частые вопросы по этому разделу
Как система решает, когда пора на ТО?
По двум независимым интервалам — в километрах и в месяцах. Предлагается тот срок, который наступит раньше. Это важно для смешанного парка: машина под такси упирается в пробег задолго до календаря, а редко используемая доезжает до календарного срока с небольшим пробегом.
Можно ли записать ремонт, если стоимость ещё неизвестна?
Да, стоимость помечается как «уточняется». Это отдельное состояние, а не ноль: нулевая стоимость попала бы в отчёт по расходам как факт и занизила бы затраты по машине. Срок окончания тоже может быть неизвестен или указан конкретной датой.
Что будет, если отправить в ремонт машину, которая сейчас у клиента?
Система предупредит, что машину физически держит активная аренда, и покажет ссылку на неё. Записать ремонт можно, но только явным подтверждением — аренда при этом не закрывается автоматически. Как вариант, аренду можно поставить на стоп: время не идёт, а простойные дни списываются отдельной строкой перерасчёта.
Учитывается ли простой машины в сервисе в отчётах?
Да. Простой в днях учитывается по каждой машине, и отчёт по простою показывает его вместе с оценкой недополученной выручки по суточному тарифу. Это именно оценка, и она так и подписана: машина могла и не быть сдана в эти дни.
Что происходит с напоминанием, когда полис продлён?
Продление добавляет новый полис, а не изменяет старый. В напоминаниях остаётся только актуальная запись — предыдущие, уже истёкшие, не всплывают повторно, но сохраняются в истории по машине.
Посмотрите на своём парке
Оставьте заявку — покажем систему на примере вашего автопарка и поможем перенести данные.