Выбор системы

Как выбрать программу для автопроката: десять вопросов вендору

Если вы сейчас сравниваете ArendaOS с RentProg, RentSyst, Rental Planner или с собственной таблицей — вот вопросы, ответы на которые видно только при близком разговоре, и наши ответы на них. Про чужие продукты мы ничего не утверждаем: задайте эти же вопросы им и сравните сами.

Что именно мешает забронировать одну машину дважды?

Это разница между «система подсветит конфликт» и «конфликт невозможен». Если проверка живёт только в интерфейсе, два менеджера, нажавшие «Создать» одновременно, всё равно займут одну машину — и вы узнаете об этом от клиента на парковке.

В ArendaOS

Пересечение периодов по одной машине запрещено ограничением в самой базе данных, а не только проверкой в коде. Вторая одновременная операция отклоняется базой. Сервис проверяет это тоже — чтобы человек увидел, какая именно бронь мешает, а не техническую ошибку.

Что происходит при приёмке машины, если пропал интернет?

Приёмка происходит на улице, а не в офисе. Система, в которой чеклист нельзя сохранить, пока не догрузятся десять фотографий, на практике означает, что приёмку не делают вовсе.

В ArendaOS

Фотографии уходят в хранилище отдельно от чеклиста и сжимаются в браузере до отправки. Если снимок не догрузился, машина всё равно выдаётся: приёмка сохранена, фотография прикрепляется повторной попыткой позже. Повторная отправка формы не создаёт второй акт и не начисляет деньги дважды.

Считает ли система прибыль по каждой машине — и что она вычитает?

Выручку по машине показывает почти любая система. Прибыль — это выручка минус ТО, ремонты, страховки и платёж за саму машину, если она в лизинге. Без последнего слагаемого лизинговая машина выглядит доходной ровно до конца года.

В ArendaOS

Прибыль по машине = выручка − ТО − ремонты − страховки − расходы на владение. Платёж по лизингу начисляется по дням внутри месяца, а не целым месяцем с первого дня. Если указана цена покупки, показывается ориентировочный срок окупаемости.

Как хранятся паспорта, права и телефоны клиентов?

Это регулируется — Закон № 99-З в Беларуси, 152-ФЗ в России. Ответ «в базе, доступ по паролю» означает, что при доступе к базе видно всё. Отдельно стоит спросить, что видно в журнале действий: он часто оказывается копией персональных данных без их защиты.

В ArendaOS

Паспорт, УНП, телефон, e-mail, дата рождения, мессенджеры, номер и телефон водителя хранятся зашифрованными. Поиск по точному телефону работает через отдельный необратимый индекс, а не через расшифровку базы. В журнале действий значения персональных полей замаскированы: видно, что телефон изменился, но не видно, на какой.

Можно ли править шаблоны договоров, не теряя чужих обновлений?

Вариант «шаблоны нельзя менять» плох, потому что ваши условия не типовые. Вариант «скопируйте себе все шаблоны и правьте» плох тем, что вы навсегда отстаёте от обновлений в тех документах, которые не трогали.

В ArendaOS

Шаблон ищется по цепочке: ваш собственный, затем общий шаблон платформы для вашей юрисдикции, затем встроенный. Править нужно только те документы, которые вы действительно меняете; остальные продолжают обновляться. В редакторе есть предпросмотр на демонстрационных данных.

Кто получает уведомления и можно ли это изменить?

Если уведомления приходят всем, их перестают читать через неделю, и дальше система формально работает, а просрочку по-прежнему замечает клиент. Отдельно спросите, приходят ли они тому, кто сегодня не заходил в систему.

В ArendaOS

Для каждой роли настраивается, какие события она получает и по каким каналам — приложение, Telegram, e-mail, SMS. Проверка идёт в фоне по расписанию, поэтому уведомление приходит и тому, кто в систему не заходил. Отправка клиенту — отдельная цель, по умолчанию выключенная.

Что происходит с деньгами, которые вы вернули клиенту?

Возврат денег — это то место, где отчёты начинают расходиться с реальностью. Если возврат записывается как правка старой оплаты, выручка в отчёте останется завышенной, и заметить это можно только вручную.

В ArendaOS

Возврат — отдельная строка журнала с обратным знаком, а не правка оплаты. Все запросы по выручке считают поступления минус возвраты через один общий список видов, поэтому забыть вычесть возврат в одном из отчётов технически нельзя. Вернуть больше полученного система не даст.

Сколько это стоит и что входит в тариф?

Важно не число, а что от него зависит: количество машин, количество сотрудников, отдельная плата за модули. Система, где отчёты или документы — отдельный пакет, стоит дороже, чем кажется на странице цен.

В ArendaOS

Тарифы различаются размером парка: Start 3–10 машин, Pro 11–30, Business 31+. Все рабочие разделы доступны на любом тарифе; из платного по тарифу — выгрузка и загрузка Excel на Pro и Business. Стоимость называем на демо: публичного прайса пока нет, и придумывать его на этой странице мы не будем.

Как забрать свои данные и что будет, если вы уйдёте?

Об этом спрашивают в конце, а решать нужно в начале. Ответ «выгрузим по запросу» — это зависимость от чужой доброй воли. Отдельно стоит спросить про выгрузку данных конкретного клиента: она нужна по запросу субъекта персональных данных, а не только при переезде.

В ArendaOS

Выгрузка в Excel по всем рабочим разделам на Pro и Business; отчёты выгружаются в PDF на любом тарифе. Данные конкретного клиента выгружаются отдельно — это то, что нужно по запросу субъекта персональных данных.

Чего в вашей системе нет?

Это самый полезный вопрос в списке, и по реакции на него видно больше, чем по ответу. Вендор, у которого «есть всё», либо не понял вопрос, либо через месяц внедрения вы будете выяснять это сами.

В ArendaOS

Список ниже. Он неполный в том смысле, что мы дописываем его по мере того, как нас спрашивают.

Чего в ArendaOS нет

Список ниже — не оговорка мелким шрифтом. Если что-то из этого критично для вашего парка, лучше выяснить это сейчас, а не на третьей неделе внедрения.

Нет телематики и карты

Система не показывает машину на карте и не читает данные с GPS-трекера. Если вам нужен мониторинг перемещений, это отдельный сервис — в ArendaOS его нет и в ближайших планах нет.

Нет интеграций с агрегаторами

Заявки с площадок не приезжают в систему автоматически. Обращение заводится вручную или переносится из переписки. Публичного API для сторонних интеграций тоже пока нет.

Нет приёма онлайн-оплаты от арендатора

Оплата от клиента фиксируется как факт — наличные, карта через терминал, безнал, счёт, — но ссылку на оплату клиенту система не выставляет и платёж не принимает.

Нет портала для собственника машины

Машины, взятые в управление у частных владельцев, учитываются: по каждой считается прибыль отдельно. Но отдельного входа, где собственник сам смотрит свою статистику, нет — отчёт вы отправляете ему сами.

Нет приложения в App Store и Google Play

Это веб-приложение, специально сделанное под телефон: приёмка с фотографиями и подписью работает в браузере. Устанавливается на домашний экран как обычный сайт, но в сторах его нет.

Нет автоматического определения виновника повреждения

Ответственная сторона указывается человеком. Мы не пытаемся определить её по фотографиям: в спорных случаях — а до разбора доходят именно они — уверенный неверный ответ хуже, чем никакого.

Что в системе есть — все двенадцать разделов

Вопросы

О сравнении и переходе

Почему на этой странице нет таблицы сравнения с конкурентами?

Потому что мы не можем проверить, что именно умеют чужие продукты сегодня, а таблица с крестиками в чужой колонке — это утверждение о другой компании, которое устареет при первом их обновлении. Вместо неё здесь вопросы, ответы на которые у нас проверяемы, а у любого вендора — спрашиваемы. Задайте их всем, кого рассматриваете.

Чем ArendaOS отличается от обычной CRM?

CRM ведёт сделки и переписку с клиентом. Здесь центральный объект — не сделка, а машина и её занятость: календарь, статусы, приёмка с фотографиями, документы, ТО и прибыль по каждому автомобилю. Универсальная CRM всё это хранит как поля в карточке, но не считает загрузку парка и не запрещает выдать одну машину двум клиентам.

Можно ли перейти с другой системы, а не с таблиц?

Данные переносятся через выгрузку в Excel и загрузку из него — по машинам, клиентам и арендам. Формат файла на стороне другой системы мы не контролируем, поэтому переносится то, что она умеет выгружать; шаблоны с нужными заголовками мы даём и помогаем сопоставить колонки на демо.

Что вы посоветуете, если у меня три машины?

Скорее всего пока таблицу. На трёх машинах занятость держится в голове, а система начинает окупаться, когда появляется наёмный менеджер, повторные клиенты, долги и сроки ТО — обычно это семь и больше машин. Тариф Start начинается с трёх, но честный ответ такой: если таблица пока не мешает, подождите.

Задайте эти вопросы нам

На демо пройдём по списку сверху на примере вашего парка — включая то, чего в системе нет.