Персональные данные клиентов: как хранить паспорта и сканы

В Беларуси работа с персональными данными регулируется Законом № 99-З. Он не написан специально для проката, но именно прокат попадает под него полностью: без паспортных данных и данных удостоверения выдать машину нельзя, а значит сбор происходит в каждой сделке. Практический вопрос не в том, обрабатываете ли вы персональные данные, а в том, можете ли вы объяснить, где они лежат и кто их видит.

Что именно собирает прокат

• Данные арендатора: фамилия, имя, паспортные данные, адрес, телефон, иногда электронная почта.
• Данные водительского удостоверения — номер, категории, срок, дата выдачи.
• Данные допущенных водителей, то есть людей, которые вообще не являются вашими клиентами.
• Сканы и фотографии документов, если вы их делаете.
• Фотографии из актов выдачи и возврата, на которых иногда оказываются люди.
• История аренд, платежей и задолженностей, привязанная к конкретному человеку.

Последний пункт обычно не считают персональными данными, хотя это они и есть: связка «человек — его долги и повреждения» чувствительнее, чем сам номер паспорта.

Согласие и основание

У любой обработки должно быть законное основание. Часть данных нужна для исполнения договора с клиентом, часть требует его согласия — и в том числе поэтому согласие в прокате принято брать явно, письменно, в момент оформления, с понятной формулировкой о целях. Отдельно стоит помнить про допущенных водителей и контактных лиц: они не подписывают договор аренды, а их данные вы тоже собираете.

Где сканы храниться не должны

1. 1В переписке мессенджера. Это самое частое место и самое неподходящее: доступ есть у всех участников чата, история не удаляется, копии остаются на личных телефонах сотрудников.
2. 2В папке на рабочем столе или во «Загрузках» — без разграничения доступа и без резервного копирования.
3. 3В общей папке облачного хранилища, ссылку на которую однажды кому-то отправили.
4. 4В личной почте сотрудника, куда клиент прислал фотографии документов.
5. 5В галерее телефона менеджера, который фотографировал документы при выдаче.

Практическая проверка, которую можно провести за десять минут: спросите себя, сможете ли вы через год ответить, у кого из сотрудников остались копии документов конкретного клиента. Если ответ отрицательный, дело не в законе, а в том, что вы не управляете этими данными.

Ограничение доступа внутри компании

Основной принцип: доступ по необходимости. Механику, который меняет колодки, не нужны паспортные данные арендатора; бухгалтеру нужны суммы, а не сканы удостоверений. Второй принцип: любое обращение к данным должно оставлять след, чтобы на вопрос «кто открывал эту карточку» существовал ответ. Оба принципа невозможно реализовать в папке с файлами и естественны в системе с ролями.

Сколько хранить и что делать по запросу клиента

Данные хранятся столько, сколько нужно для цели, ради которой собраны, и для исполнения ваших обязанностей — а не «навсегда, вдруг пригодится». Клиент вправе обратиться с вопросом о своих данных, и на такой запрос нужно уметь ответить: какие данные есть, откуда, зачем. Конкретные сроки, порядок ответа и объём прав зависят от ситуации и от вашей формы деятельности — это как раз то, что стоит один раз проработать с юристом и записать в свою политику.

Как это выглядит в работе

В ArendaOS персональные данные клиентов и водителей хранятся в зашифрованном виде, доступ к разделам разграничен по ролям — владелец сам настраивает, какая роль что видит и что может менять, — а действия с данными попадают в журнал, поэтому на вопрос «кто и когда открывал или менял эту карточку» есть ответ. Согласие на обработку фиксируется при создании клиента, документы и фотографии лежат в самой сделке, а не в переписке, и данные каждой компании изолированы от данных других.