Касса
Касса: сколько денег реально есть и на каком счёте
Отдельные счета для наличных, карты и безнала. Остаток каждого — это начальный баланс плюс операции, а не число, которое кто-то поправил руками. Перевод между счетами — одна запись, влияющая на обе стороны.
Наличные
Основная касса
4 180 BYN
Карта
Карта (терминал)
9 640 BYN
Безнал
Расчётный счёт
21 300 BYN
Движение за сегодня
Знакомо?
В кассе одна сумма, в отчёте другая, и непонятно, какая правильная.
Клиент заплатил картой, а в наличных это никак не отражено.
Сколько ушло на топливо за месяц — считается по чекам в бардачке.
Инкассацию записали как расход, и деньги «исчезли».
Счета и остатки, которые нельзя разойтись
- Счёт заводится с видом — наличные, карта, безнал, банковский счёт — и валютой: BYN, RUB или USD.
- Остаток нигде не хранится: он считается как начальный баланс плюс все операции по счёту. Поэтому «поправить остаток» вручную невозможно — можно только записать операцию.
- Выписка за период показывает остаток на начало, операции внутри периода, итоги по видам и остаток на конец.
- Ненужный счёт архивируется, а не удаляется: история операций по нему остаётся.
Перевод — одна запись, две стороны
- Перевод между своими счетами записывается одной операцией с указанием счёта-получателя: она уменьшает один остаток и увеличивает другой.
- Это значит, что инкассация не выглядит расходом: деньги не уходят из бизнеса, они меняют счёт.
- Перевод между счетами в разных валютах не принимается — конвертация это отдельная операция, а не молчаливый пересчёт по неизвестному курсу.
- Перевод на тот же счёт тоже отклоняется.
Категории расходов
- Одиннадцать встроенных категорий: мойка, топливо, ТО, ремонт, запчасти, страхование, лизинг, зарплата, аренда, штрафы, прочее.
- Свои категории добавляются в настройках, ненужные встроенные — скрываются, чтобы список в форме соответствовал вашему парку.
- Отчёт «Движение денег» раскладывает расходы по категориям за период и по счетам.
- Категория подставляется автоматически, когда операция создаётся из другого места: расход по ремонту приходит с категорией «Ремонт».
Связь с оплатами по аренде — без двойного счёта
- Полученная оплата по аренде и принятый залог сразу проводятся приходом по кассе, в той же операции, что и запись в журнал аренды.
- Возврат залога проводится расходом по тому счёту, на который он был принят.
- Начисленные доплаты и штрафы по кассе не проводятся: это начисление, а не движение денег. Зачёт залога в оплату — тоже, деньги уже были получены раньше.
- Свободные операции — «Доход» и «Расход» на всякое — заводятся прямо со страницы платежей, а касса остаётся источником правды по деньгам.
Вопросы
Частые вопросы по этому разделу
Можно ли просто поправить остаток по кассе, если он не сходится?
Нет, и это сделано специально. Остаток не хранится отдельным числом — он считается как начальный баланс плюс все операции по счёту. Расхождение исправляется записью операции, у которой есть сумма, дата и причина, а не переписыванием итога, после которого никто не восстановит, что произошло.
Как записать инкассацию, чтобы деньги не выглядели потраченными?
Переводом между своими счетами. Это одна операция, которая уменьшает остаток наличных и увеличивает остаток на расчётном счёте, — а не расход. Расходом инкассация выглядела бы как исчезновение денег из бизнеса.
Оплата по аренде попадает в кассу автоматически?
Да. Полученная оплата и принятый залог проводятся приходом по кассе в той же транзакции, что и запись в журнал аренды. А вот начисленные доплаты и штрафы — нет: это начисление, а не движение денег, и проводить их по кассе означало бы посчитать их дважды.
Можно ли перевести деньги между счетами в разных валютах?
Нет. Такой перевод отклоняется, потому что он потребовал бы пересчёта по курсу, который система не знает и не должна выдумывать. Конвертация записывается как две операции — расход по одному счёту и приход по другому, с фактическими суммами.
Посмотрите на своём парке
Оставьте заявку — покажем систему на примере вашего автопарка и поможем перенести данные.