Документы
Договоры и акты: заполняются из карточки аренды и складываются в один архив
Семь видов документов — договор, акты выдачи и возврата, допсоглашение о продлении, акт материальной ответственности, счёт, уведомление о штрафе. Данные подставляются из аренды, клиента и машины, на выходе PDF, всё складывается в архив с номерами версий.
Заполняется из карточки аренды
Знакомо?
Договор заполняется вручную в Word, и в нём остаются данные прошлого клиента.
Подписанный акт лежит в чьей-то папке, а найти его нужно сейчас.
После продления забыли оформить допсоглашение.
В шаблон внесли правку — и половина менеджеров продолжает печатать старый.
Семь видов документов из данных аренды
- Договор аренды транспортного средства, акт приёма-передачи, акт возврата, допсоглашение о продлении, акт материальной ответственности, счёт и уведомление о штрафе.
- Поля подставляются из карточки: клиент и его документ, машина и VIN, срок, стоимость, залог, текущий баланс по аренде, реквизиты вашей организации.
- Документ предлагается сразу после действия, которое его порождает: после создания аренды — договор, после выдачи и возврата — соответствующий акт.
- Подставляемые значения экранируются, поэтому апостроф или угловая скобка в имени клиента не ломает вёрстку документа.
Версии, а не перезапись
- Каждая генерация документа одного вида по одной аренде получает следующий номер версии: перегенерированный акт — это v2, а v1 остаётся на месте.
- Документ можно отметить подписанным — сохраняется, кто и когда это сделал.
- Удаление документа записывается в журнал действий вместе со снимком того, что было удалено: файл уходит и из хранилища, а след остаётся.
- Архив фильтруется по виду и статусу, поэтому «где подписанный акт возврата по этой машине» — это поиск, а не звонок.
Свой шаблон, не теряя обновлений
- Шаблон выбирается по цепочке: указанный явно, затем собственный шаблон компании, затем общий шаблон платформы для вашей юрисдикции, затем встроенный.
- Это значит, что править нужно только те документы, которые вы действительно хотите изменить: остальные продолжают приходить из общего шаблона и обновляются вместе с ним.
- В редакторе есть предпросмотр на демонстрационных данных — видно, как встанут поля, до первой печати реального договора.
- Список доступных полей подстановки показан рядом с редактором, поэтому опечатка в названии поля не превращается в пустое место в договоре.
Беларусь и Россия — разные комплекты
- Юрисдикция указывается в настройках организации и определяет, какой комплект встроенных шаблонов используется.
- Белорусский комплект составлен по практике аренды транспортного средства без экипажа со ссылками на ГК РБ и Закон № 99-З о персональных данных.
- Российский комплект — черновики: они печатаются с явной пометкой о необходимости юридической проверки, чтобы никто не принял их за готовые к массовому использованию.
- Формулировки во встроенных шаблонах типовые, а не заверенные: перед массовым использованием их стоит показать юристу. Это сказано и в самом документе.
Генерация не блокирует работу
- PDF собирается в фоновой очереди: интерфейс не ждёт, пока отрисуется документ, а показывает готовую ссылку, когда файл собран.
- Файлы лежат в объектном хранилище, а ссылка на скачивание выдаётся подписанной и временной — прямой адрес документа не гуляет по переписке.
- Повторная отправка запроса на генерацию защищена ключом идемпотентности: два клика не дадут двух одинаковых версий.
- Генерация, подписание и удаление документа записываются в журнал действий с указанием сотрудника.
Вопросы
Частые вопросы по этому разделу
Что будет со старым документом, если сгенерировать его заново?
Он останется. Каждая генерация документа одного вида по одной аренде получает следующий номер версии, поэтому перегенерированный акт — это v2 рядом с v1, а не замена. Это нужно, чтобы у подписанного экземпляра всегда был неизменный оригинал в архиве.
Можно ли исправить только один документ, а остальные оставить встроенными?
Да, именно так это и работает. Шаблон ищется по цепочке: свой шаблон компании, затем общий шаблон платформы для вашей юрисдикции, затем встроенный. Вид документа, который вы не переопределяли, продолжает приходить из общего шаблона и обновляться вместе с ним.
Встроенные договоры готовы к использованию как есть?
Белорусский комплект составлен по практике аренды транспортного средства без экипажа со ссылками на ГК РБ и Закон № 99-З, но формулировки в нём типовые, а не заверенные юристом, и об этом сказано в самом документе. Российский комплект — прямо помеченные черновики. Перед массовым использованием любой комплект стоит показать юристу.
Как выглядит документ до того, как я напечатаю его клиенту?
В редакторе шаблонов есть предпросмотр на демонстрационных данных: видно, как встанут все поля подстановки, ещё до первого реального договора. Рядом показан список доступных полей, поэтому опечатка в названии поля не оставит в документе пустое место.
Посмотрите на своём парке
Оставьте заявку — покажем систему на примере вашего автопарка и поможем перенести данные.