Карточка аренды
Карточка аренды: клиент, машина, деньги и документы в одном месте
Одна запись на сделку: кто взял, какую машину, на какой срок, сколько начислено и оплачено, какие документы сгенерированы и что зафиксировано при выдаче. Продление, досрочное закрытие и стоп — действия в этой же карточке, каждое со своим расчётом.
Geely Coolray · 1234 AB-7
Иванов С. · 05.08 — 12.08
Начислено
520
Оплачено
350
Долг
170
Знакомо?
Данные по одной аренде лежат в трёх местах и не совпадают.
Клиент попросил продлить — сколько доплатить, считается на калькуляторе.
Вернул раньше срока: пересчитывать вручную и надеяться не ошибиться.
Кто менял даты аренды и когда — установить невозможно.
Один экран на сделку
- В карточке: клиент и водитель, машина, срок, стоимость, залог, журнал платежей, сгенерированные документы, приёмки при выдаче и возврате.
- Начислено, оплачено и долг считаются из журнала платежей, а не хранятся отдельными полями, которые могут разойтись с ним.
- Фотографии выдачи и возврата лежат здесь же, поэтому сравнение «до/после» не требует искать снимки в переписке.
- Каждое изменение статуса, дат и денег попадает в журнал действий с указанием сотрудника.
Жизненный цикл: от черновика до закрытия
- Состояния: черновик, забронирована, готова к выдаче, выдана, продлена, просрочена, на стопе, возвращена, закрыта.
- Переходы ограничены разрешёнными, поэтому «выдана» не может случиться раньше брони, а закрытие — раньше возврата.
- Отдельный статус «готова к выдаче» существует, чтобы подготовленная машина не выглядела как обычная бронь: она уже помыта и оформлена, но ещё не у клиента.
- Аренда, у которой прошёл срок возврата, сама переходит в «просрочена» — без ручной отметки.
Продление считает доплату само
- Новая дата возврата — и доплата считается по суточной цене именно этой аренды, а не по текущему тарифу машины.
- Это важно, если вы дали скидку: продление по каталожной цене выглядело бы как повышение цены задним числом.
- Доплата попадает в журнал отдельной строкой, а граница аренды в календаре сдвигается.
- Сразу после продления предлагается скачать допсоглашение.
Досрочный возврат и стоп
- При досрочном закрытии можно пересчитать стоимость по фактическим суткам — это отдельная галочка, а не молчаливый пересчёт.
- Причина закрытия записывается: свободным текстом или из готового списка.
- Если после пересчёта клиенту нужно вернуть деньги, предлагается возврат с уже подставленной суммой — отдельной строкой в журнале, а не правкой старой оплаты.
- Аренду можно поставить на стоп, если машина уехала в ремонт: время не идёт, дата возврата не меняется, а простойные дни списываются строкой перерасчёта.
- Списание простоя не меняет согласованную стоимость: дальнейшие продления считаются по той же суточной цене.
Изменение дат под контролем
- Даты можно поправить, пока машина не выдана. После выдачи изменение дат отклоняется — для этого есть продление.
- Пересчёт стоимости при смене дат — отдельная галочка: система не меняет согласованную сумму без вашего решения.
- Новый период проверяется на пересечение с другими бронями и блокировками этой машины.
- Перевёрнутый период — возврат раньше выдачи — отклоняется сервером, а не только формой.
Вопросы
Частые вопросы по этому разделу
По какой цене считается доплата при продлении?
По суточной цене этой аренды, а не по текущему тарифу машины. Если клиенту была дана скидка, продление считается с учётом неё — иначе это выглядело бы как повышение цены задним числом. Доплата попадает в журнал отдельной строкой.
Можно ли изменить даты уже выданной аренды?
Нет, после выдачи изменение дат отклоняется — для этого есть продление, которое считает доплату. Пока машина не выдана, даты правятся, а пересчёт стоимости при этом остаётся отдельной галочкой: согласованная сумма не меняется без вашего решения.
Что делать, если машина сломалась в середине аренды?
Аренду можно поставить на стоп: время не идёт, дата возврата не меняется, машина уходит в ремонт. Простойные дни списываются отдельной строкой перерасчёта, которая уменьшает начисленное, но не меняет согласованную суточную цену — поэтому последующие продления считаются по прежней ставке.
Зачем нужен статус «готова к выдаче»?
Чтобы подготовленная машина не выглядела как обычная бронь. Она помыта, документы оформлены, но клиент её ещё не забрал — и это разные состояния для того, кто утром смотрит, что осталось сделать. Машина при этом продолжает занимать календарь.
Видно ли, кто менял сумму или даты аренды?
Да. Изменения статуса, дат и денег записываются в журнал действий с указанием сотрудника, времени и того, что было до и после. Журнал доступен владельцу, а доступ к нему можно выдать и другим ролям в настройках.
Посмотрите на своём парке
Оставьте заявку — покажем систему на примере вашего автопарка и поможем перенести данные.